Dit is hoe je effectief vergadert
Hoe voorkom je dat vergaderingen gruwelijk uit de tijd lopen? Of dat je niet eens toekomt aan alle onderwerpen en steeds dingen moet doorschuiven?
Bij onze maandelijkse overleggen gaat dit wél behoorlijk goed. Met z’n elven is het op ons kantoor altijd gezellig, maar toch behoorlijk effectief.
Waarschijnlijk komt het door onze “vergaderhygiëne”:
1. We verdelen de rollen
We hebben een (roulerende) voorzitter, maar ook een actiehouder (die onze Planner met taken direct bijwerkt) en heel belangrijk: een timekeeper. Die houdt de tijd bij.
Door iemand expliciet in deze rol te zetten, vindt iedereen het normaal om aan de tijd te worden herinnerd. Terwijl je je – zonder timekeeper – makkelijk bezwaard kan voelen, als je op de klok gaat zitten wijzen tijdens een overleg.
2. We schatten de tijd in
Als je vooraf je agendapunten instuurt, moet je ook aangeven hoeveel tijd je daarvoor nodig denkt te hebben.
Daarmee kondigt de voorzitter jouw agendapunt aan: “we hebben hiervoor 10 minuten”. En de timekeeper herinnert de groep. Tijdens het overleg geeft die een seintje als de tijd (bijna) op is.
Soms praten we toch iets langer door, maar dat is dan wel een bewuste keuze!
3. We bepalen de doelen
Last but not least: vooraf geef je ook aan wat het doel is van jouw agendapunt. Waar gaat het je om?
- Informeren
- Inventariseren
- Brainstormen
- Discussiëren
- Beslissen
Deze doelen staan ook op de agenda. En dat maakt ieder overleg effectiever, want iedereen weet waar je met elkaar naar toewerkt.
Ook helpt het de voorzitter, die vooraf de agenda opstelt. Die zet bijvoorbeeld belangrijke besluiten bovenaan. Die bespreek je beter aan het begin, als iedereen nog fris is!
Klinkt dit misschien wel erg strak?
Maak je geen zorgen, bij Nieuwe Wending-overleggen wordt er gelukkig veel gelachen en de sfeer is altijd goed.
En vaak genoeg loopt het toch even anders. We schuiven in de volgorde, of nemen extra tijd voor een onderwerp, als dat nodig is.
Maar – dankzij de vergaderhygiëne – altijd in goed overleg.