In zes stappen naar een plan om coronamaatregelen te volgen

Op dit moment werkt iedereen nog zoveel mogelijk vanuit huis. Hoe gaat dit wanneer straks meerdere collega’s weer op kantoor zijn? Hoe zorg je dat men zich bewust én onbewust aan de coronamaatregelen houdt? Aan de hand van de zes stappen van onze aanpak denken wij voor verschillende klanten mee over dit vraagstuk. In dit artikel zoomen we in op stap 3 en stap 4.

Leestijd: 3 minuten
Auteur: Hilde Peters

Stap 3. MRI-scan

Wat krom is, krijgen we met communicatie niet recht. Is de koers helder? Is het pad geëffend om het nieuwe gedrag te kunnen vertonen? Ervaren collega’s weerstand?

Het kan bijvoorbeeld zijn dat medewerkers nu al niet volgens de maatregelen werken. Waarom niet? Een analyse van de situatie is noodzakelijk om de juiste interventies in te kunnen zetten. Is het voor medewerkers bijvoorbeeld wel mogelijk om 1,5 meter afstand te houden? Maar ook, hoe ziet de cultuur van de organisatie eruit? Wat zijn belangrijke kernwaarden waar je in communicatie bij aan kunt sluiten? Bijvoorbeeld: jouw organisatie heeft als kernwaarde veiligheid. Laat de interventies, maatregelen en communicatie daar dan ook op aansluiten.

Stap 4. Actieplan en interventies 

Kennis van het brein en van communicatie zijn samen de ruggengraat van onze plannen.

We gebruiken bij dit plan de aanpak van ‘De olifant, de berijder en het pad’.

Weerstand wegnemen
Welke interventies kun je inzetten om bestaande weerstand weg te nemen? Afhankelijk van het type weerstand zet je interventies in.

Voorbeeld voor in een zorginstelling

Denk bijvoorbeeld aan de theorie van ‘Altercasting’ bij reactance. Zet medewerkers in een bepaalde (expert)rol. De kans neemt daarmee toe dat ze zich zo gedragen. Medewerkers die tegen de verandering zijn en ontwijkend gedrag vertonen, kunnen in de fase van inertia zitten. Gebruik dan bijvoorbeeld de theorie van commitment. ‘Ik koop samen met mijn organisatie een bureaustoel voor thuis. Hierdoor kan ik 70% van mijn tijd thuiswerken.’ Je wil je daar dan ook aan houden, je hebt niet voor niets die bureaustoel gekocht.

Gemak
Maak het voor medewerkers zo makkelijk mogelijk om het juiste gedrag te vertonen. Loop bijvoorbeeld zelf door het gebouw om te bekijken waar je herkenbare herinneringselementen kunt toevoegen om moeilijke plekken makkelijk te maken. Je kunt collega’s ook zelf uitnodigen om verbeterpunten aan te dragen. Wijk met de herinneringselementen af van bijvoorbeeld de huisstijl. Hierdoor trek je de aandacht. Daarnaast: hoe vaker men iets ziet, hoe meer de routine er in slijt.

Norm
Gebruik de sociale omgeving van medewerkers bij communicatie. Van nature willen mensen er graag bij horen. Je kijkt bewust of onbewust of je gedrag, of het gedrag van mensen om je heen, voldoet aan de heersende normen en waarden. In het werken volgens de maatregelen kun je dit ook gebruiken. Zet bijvoorbeeld rolmodellen of invloedrijke collega’s in die vertellen over hun ervaring met de maatregelen. Je kunt ook op intranet het gewenste gedrag laten zien ‘xxx collega’s werken vandaag thuis’ (sociale bewijskracht) of plaats bij een fietsenstalling de volgende tekst: ‘Iedereen let er op dat er niet teveel mensen in de fietsenstalling zijn, jij toch ook?’.

Motivatie
Wanneer je gedrag wilt uitlokken met een externe prikkel, is de kans groot dat die prikkel de belangrijkste reden wordt om het gedrag te vertonen. Valt de prikkel weg? Dan verdwijnt het nieuwe gedrag meestal ook weer. Je wilt de dus intrinsieke motivatie stimuleren. Geef medewerkers autonomie waar dat mogelijk is. Je kunt teams bijvoorbeeld zelf de keuze geven tussen thuis werken of werken op kantoor. Of een voorstel doen en daarbij benadrukken dat men zelf mag bepalen, ‘maar je bent vrij om te kiezen’. Daarnaast is sociale betrokkenheid belangrijk voor motivatie. Nu de fysieke contacten wegvallen, kun je hier digitale alternatieven voor bieden. Bijvoorbeeld een digitaal koffiemoment, een pubquiz of vrijdagmiddagborrel.

Tips om vol te houden
De laatste stappen in ons proces gaan over inzicht in de beleving en naleving van de maatregelen door medewerkers. Meten is weten. Stel vragen, bel rond, voer een enquête uit. De opgehaalde inzichten kun je gebruiken voor nieuwe interventies. Een belangrijke stap om het gedrag te verduurzamen.

 

Benieuwd naar andere breininzichten?